Tietosuojaseloste

Yleistä

Olemme sitoutuneita suojaamaan asiakkaidemme ja henkilöstömme yksityisyyttä. Toimintamme harjoittaminen kuitenkin edellyttää jossain määrin henkilötietojen keräämistä ja käsittelyä. Henkilötietoja voivat olla muun muassa nimi, sähköpostiosoite, henkilötunnus ja valokuva. Toimistohotelli Luotsin omistaja, Kalajoen Hiekkasärkät Oy, käsittelee asiakkaisiinsa ja henkilöstöönsä liittyvää henkilötietoa tämän tietosuojaselosteen ja sovellettavan lainsäädännön mukaisesti, joten pyydämme sinua lukemaan tämän tietosuojaselosteen huolellisesti. Saatamme myös tehdä päivityksiä tähän tietosuojaselosteeseen toimintamme kehittyessä tai lainsäädännön muuttuessa, joten pyydämme sinua palaamaan tähän tietosuojaselosteeseen aika ajoin.

Rekisterinpitäjä

Rekisterinpitäjänä suhteessa tässä tietosuojaselosteessa kuvattuun henkilötietojen käsittelyyn on Kalajoen Hiekkasärkät Oy (jäljempänä myös “Kalajoen Hiekkasärkät” tai “me”):

Kalajoen Hiekkasärkät Oy
Y-tunnus: 0365397-1
Jukupolku 3
85100 Kalajoki
Puhelin: 044 563 0007
Sähköposti: tuula.peltomaa@hiekkasarkat.fi

Tietosuoja-asioita hoitaa asiakasrekisterin ja henkilöstö-asioiden osalta Tuula Peltomaa.

Rekisterin nimi

Kalajoen Hiekkasärkät Oy:n asiakas- ja henkilöstörekisterit

Mihin tarkoitukseen Kalajoen Hiekkasärkät kerää henkilötietoja ja millä perustein tietoja käsitellään?

Keräämme, säilytämme ja käsittelemme henkilötietoja ennalta määriteltyihin tarkoituksiin. Varmistamme myös, että meillä on aina vähintään yksi lainmukainen käsittelyperuste olemassa. Pääasiallisia henkilötiedon käyttötarkoituksia ja käsittelyperusteita ovat:

Palveluidemme tarjoaminen, laskutus ja perintä sekä tapaturmien käsittely

Keräämme ja käsittelemme henkilötietoja, jotta voimme tarjota palveluitamme ja laskuttaa niistä (esim. tilojen vuokrauspalvelut).

Osa palveluistamme on myös sellaisia, joihin on ilmoittauduttava etukäteen, kuten jotkut tapahtumat. Mikäli tiloissamme sattuu tapaturmia, saatamme käsitellä tietoja myös niihin liittyen.

Näiden osalta lainmukaisia henkilötietojen käsittelyperusteita ovat erityisesti sopimuksen täyttäminen ja valmistelu, oikeutettu etumme ja lakisääteisten velvoitteiden täyttäminen, joiltain osin myös suostumus.

Markkinointi ja viestintä

Saatamme myös toteuttaa suoramarkkinointia ja muuta asiakasviestintää, joten yhteystietoja saatetaan käsitellä myös markkinointi- ja viestintätarkoituksiin. Tämän osalta lainmukainen henkilötietojen käsittelyperuste on oikeutettu etumme. Huolehdimme siitä, että oikeutettuun etuun perustuva käsittely on asiakkaan etuihin nähden oikeasuhteista ja vastaa asiakkaan kohtuullisia odotuksia. Mikäli kyse on kuitenkin potentiaalisille kuluttajille suunnattavasta sähköisestä suoramarkkinoinnista, kuten sähköpostimarkkinoinnista, on tämän osalta käsittelyperusteena henkilön antama suostumus. Henkilöllä on kuitenkin milloin tahansa oikeus kieltää suoramarkkinointi, vaikka se ei edes perustuisi suostumukseen.

Lakisääteisten velvoitteiden täyttäminen

Saatamme käsitellä henkilötietoja myös oikeudellisten velvoitteiden täyttämiseksi (mm. kirjanpito, verotus, työsopimuslaki, osakeyhtiölaki) taikka oikeudellisten vaateiden valmistelemiseksi tai niihin vastaamiseksi.

Henkilöstöhallinto

Henkilöstöön liittyviä henkilötietoja kerätään ja käsitellään pääasiassa henkilöstöhallinnollisiin tarkoituksiin, kuten työsopimusvelvoitteiden täyttämiseen, palkanmaksuun ja muihin työsuhteesta johtuvien oikeuksien ja velvoitteiden täyttämiseen sekä työsuhteisiin liittyvien lakisääteisten velvoitteiden täyttämiseen liittyen. Tämän osalta henkilötietojen lainmukainen käsittelyperuste on sopimuksen täyttäminen sekä työsuhteeseen liittyvien lakisääteisten velvoitteiden täyttäminen. Suostumuksen perusteella saamme ja käsittelemme myös työnhakijoihin liittyviä muilta kuin työnhakijalta itseltään saatuja henkilötietoja.

Mitä henkilötietoja Kalajoen Hiekkasärkät kerää ja mistä lähteistä?

Keräämme ja käsittelemme käytännössä vain asiakkaisiimme ja palveluidemme käyttäjiin liittyviä henkilötietoja sekä henkilöstöömme liittyviä henkilötietoja. Ylläpidämme myös lakisääteistä osakasluetteloa, joten käsittelemme myös osakkeenomistajiamme koskevia henkilötietoja. Henkilötiedot saadaan lähes yksinomaan henkilöltä itseltään.

Tyypillisesti käsittelemme asiakkaisiimme ja palveluidemme käyttäjiin liittyviä seuraavia henkilötietoja:

Myyntireskontra:

•  myyntilaskutus: asiakkaan perustiedot, kuten nimi, henkilötunnus, yhteystiedot
• Mahdolliset myynti- ja markkinointitoimien yhteydessä kerätyt henkilötiedot (kuten nimi, puhelinnumero, sähköpostiosoite/osoite) sekä markkinoinnin suostumukset / kiellot
• Toimistohotellipalveluiden yhteydessä kerätyt henkilötiedot, kuten nimi, puhelinnumero, sähköpostiosoite ja osoitetiedot.
• Osallistuminen kehittämispalveluiden työpajoihin, koulutuksiin ja tilaisuuksiin

Henkilöstöömme liittyen saamme henkilötietoja pääasiassa henkilöltä itseltään. Saatamme myös käsitellä henkilöstön osalta tietoja, jotka muutoin syntyvät työsuhteen aikana. Työnhakijoihin liittyviä henkilötietoja saamme henkilöltä itseltään tai hänen suostumuksella muilta, kuten suosittelijoilta tai soveltuvuustestien tekijöiltä. Keräämme ja käsittelemme henkilöstöön liittyen pääasiassa seuraavia tietoja:

• Työntekijän nimi, henkilötunnus ja yhteystiedot
• Palkkaerittelyt

Seuraavia henkilöstöä koskevia tietoja saatetaan luovuttaa kolmansille osapuolille:

• Verottajalle tehtävät ilmoitukset verotuksen pidättämistä varten
• Lakisääteiset vakuutukset, tapaturma-, työttömyys- ja ryhmähenkivakuutus, tyel-vakuutus, työntekijän nimi, henkilötunnus
• Tilastokeskus: työssäkäyntitiedot, työntekijän nimi, henkilötunnus, ammatti

Osakkeenomistajiemme osalta ylläpidämme osakeyhtiölain mukaista osakasluetteloa, joka saattaa sisältää myös henkilötietoja.

Kuka käsittelee henkilötietoja ja luovutetaanko niitä kolmansille?

Pääsääntöisesti henkilötietoja käsittelee yrityksemme henkilöstöön kuuluvat henkilöt tehtäviään suorittaessaan. Saatamme myös ulkoistaa jotain henkilötietojen käsittelyä, kuten henkilötietojen tallennukseen ja käsittelyyn käytetyt tietojärjestelmät (pilvitallennuspalvelut) tai käyttää alihankkijoita esimerkiksi taloushallinnossa ja uusasiakas- ja kumppanihankinnassa sekä kehittämispalveluissa. Huolehdimme tällaisia alihankkijoita käytettäessä sopimuksin siitä, että henkilötietojen luottamuksellisuus säilyy ja tietoja käsitellään myös muutoin lainmukaisesti ja vain meidän hyväksemme.

Muutoin saatamme luovuttaa tietoja myös lain, tuomioistuimen tai toimivaltaisen viranomaisen sitä edellyttäessä (esim. verottaja). Saatamme myös luovuttaa tietojasi, mikäli olisimme osallisena yritys- tai liiketoimintakaupassa.

Luovutetaanko tietoja EU:n ulkopuolelle?

Henkilötietoja ei pääsääntöisesti luovuteta EU:n ulkopuolelle. Voimme joissakin tapauksissa siirtää henkilötietoja myös EU:n tai ETA-alueen ulkopuolisissa eli niin kutsutuissa kolmansissa maissa toimiville organisaatioille. Tässä tapauksessa varmistamme, että tietojensiirto tapahtuu voimassa olevan tietosuojalainsäädännön edellyttämiä riittäviä suojakeinoja hyödyntäen. Ensisijaisina vaihtoehtoina on siirto EU:n komission hyväksymän riittävän tietosuojan maahan taikka EU:n mallilausekkeiden käyttäminen.

Kauanko henkilötietoja säilytetään?

Emme säilytä henkilötietoja pidempään kuin on tarpeellista niiden käyttötarkoitukselle tai kuin sopimus tai laki vaatii. Esimerkiksi kirjanpito- kuluttaja-, työ- ja vakuutuslainsäädäntö asettaa velvoitteita henkilötietojen pidempiaikaiselle säilyttämiselle. Henkilötietojen säilytysajat voivat kuitenkin vaihdella käyttötarkoituksesta ja tilanteesta riippuen. Henkilötiedot voidaan myös poistaa siinä tilanteessa, kun henkilö peruuttaa suostumuksensa tai pyytää tietojensa poistoa (eikä meillä ole muuta lainmukaista käsittelyperustetta), sopimussuhde päättyy taikka kun tieto on vanhentunutta taikka virheellistä. Saatamme tarvittaessa myös päivittää tietoja.

Miten tietoja säilytetään ja suojataan?

Henkilötietoja säilytetään ja suojataan alan yleisten standardien mukaisesti. Sähköisessä muodossa tallennettavien tietojen osalta pääsy henkilötietoihin on rajattu käyttöoikeuksin. Käsittelemme yleensä tietoja luottamuksellisina emmekä luovuta niitä yleisesti emmekä myy tai vuokraa tietoja markkinointitarkoituksiin. Keräämme vain sen verran henkilötietoa, kuin tarvitsemme tarkoituksiamme varten. Toimitilamme ovat myös hyvin suojatut ja lukitut.

Tietojen antamisen pakollisuus ja antamatta jättämisen seuraukset?

Suurin osa henkilötietojen antamisesta on vapaaehtoista. Toisinaan tiedon antaminen on pakollista siinä määrin, että pystymme solmimaan asiakas- tai työsopimuksen ja täyttämään siihen liittyvät velvoitteet ja valvomaan sopimukseen liittyvien omien oikeuksiemme toteutumisen. Työsuhteessa tarvitsemme myös henkilötietoja siltä osin, että voimme täyttää työsopimusten täyttämiseen ja lakiin liittyvät velvoitteemme.

Käytetäänkö verkkosivulla evästeitä ja mitä ne ovat?

Käytämme evästeitä verkkosivuillamme, jotta voisimme tarjota parhaan mahdollisen käyttäjäkokemuksen sivuston kävijälle. Evästeet ovat lyhyitä tekstitiedostoja, jotka verkkopalvelin tallentaa käyttäjän päätelaitteelle. Evästeet antavat meille tietoa siitä, miten käyttäjät käyttävät verkkosivustoamme. Saatamme hyödyntää evästeitä palveluidemme ja verkkosivustomme kehittämiseksi, verkkosivuston käytön analysoimiseksi, sekä markkinoinnin kohdentamiseksi ja optimoimiseksi. Evästeiden tai muiden palvelun käyttöä kuvaavien tietojen tallentaminen käyttäjän päätelaitteelle ja näiden tietojen käyttö on sallittua palvelun tarjoajalle, jos käyttäjä on antanut siihen suostumuksensa ja palvelun tarjoaja antaa käyttäjälle ymmärrettävät sekä kattavat tiedot tallentamisen tai käytön tarkoituksesta.  Verkkosivustomme käyttäjänä voit antaa suostumuksen tai kieltää evästeiden käytön verkkoselaimen asetuksista. Huomaathan, että evästeiden estäminen saattaa rajoittaa verkkosivustomme toimivuutta.

Millaisia oikeuksia ja vaikutusmahdollisuuksia sinulla on henkilötietojesi suhteen?

Suostumuksen peruuttaminen

Mikäli käsittelemme tietojasi suostumuksesi perusteella, voit milloin tahansa peruuttaa suostumuksen ilmoittamalla siitä meille edellä kuvattuja yhteystietoja käyttäen.

Pääsy tietoihin

Sinulla on oikeus saada meiltä vahvistus siitä, käsittelemmekö sinua koskevia henkilötietoja sekä saada tietää mitä sinua koskevia henkilötietoja käsittelemme. Lisäksi sinulla on oikeus saada täydentäviä tietoja henkilötietojesi käsittelyn perusteista.

Oikeus saada virheet korjatuksi

Sinulla on oikeus pyytää, että korjaamme sinua koskevat virheelliset tai vanhentuneet taikka muuten puutteelliset henkilötiedot.

Oikeus saada tiedot poistetuksi

Sinulla on oikeus pyytää sinua koskevien henkilötietojen poistamista esimerkiksi silloin, kun peruutat suostumuksesi tietojen käsittelyyn, vastustat tietojen käsittelyä, vastustat tietojen käsittelyä suoramarkkinointitarkoitukseen tai tietojesi käsittely on lainvastaista. Poistamme sinua koskevat henkilötiedot, ellei käsittelylle ole muuta perusteltua syytä.

Oikeus kieltää suoramarkkinointi

Voit kieltää henkilötietojesi käsittelyn suoramarkkinointitarkoituksia varten ottamalla yhteyttä edellä kuvattuja yhteystietoja käyttäen, esimerkiksi lähettämällä sähköpostia meille.

Oikeus vastustaa käsittelyä

Mikäli käsittelemme henkilötietojasi yleisen edun taikka oikeutetun etumme perusteella, sinulla on oikeus vastustaa sinua koskevien henkilötietojen käsittelyä siltä osin, kuin käsittelylle ei ole olemassa sellaista huomattavaa syytä, joka syrjäyttäisi sinun oikeutesi taikka käsittely ei ole tarpeen oikeudellisen vaateen hoitamiseksi. Huomaathan, että tässä tilanteessa emme todennäköisesti pysty palvelemaan enää sinua.

Oikeus rajoittaa käsittelyä

Sinulla on tietyissä tilanteissa oikeus vaatia, että rajoitamme henkilötietojesi käsittelyä.

Oikeus saada tiedot siirretyksi

Siltä osin kuin olemme käsitelleet meille toimittamiasi henkilötietoja automaattisesti ja käsittelyperusteena on ollut suostumuksesi tai sopimuksen täyttäminen, sinulla on oikeus saada meille sähköisesti toimittamasi tiedot yleisesti käytetyssä muodossa, jotta tiedot voitaisiin siirtää toiselle palveluntarjoajalle.

Miten voit toteuttaa oikeutesi?

Voit toteuttaa edellä kuvatut oikeutesi ottamalla meihin yhteyttä edellä kuvattuja yhteystietoja käyttäen taikka tulemalla henkilökohtaisesti toimipisteeseemme. Huomaathan, että meidän tulee samalla varmistaa henkilöllisyytesi riittävällä tavalla (esim. omakätisesti allekirjoitettu pyyntö tai henkilötodistuksen esittäminen). Huomaathan, että voimme kieltäytyä pyyntösi toteuttamisesta sovellettavassa laissa säädetyllä perusteella. Mikäli katsot, että henkilötietojesi käsittely ei ole lainmukaista, voit myös tehdä valituksen toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle (tietosuojavaltuutettu).

Voidaanko tätä tietosuojaselostetta päivittää?

Saatamme tehdä päivityksiä tähän tietosuojaselosteeseen toimintamme taikka tietosuojaperiaatteidemme muuttuessa. Päivitykset voivat tulla ajankohtaisiksi myös lainsäädännön muuttuessa. Muutokset tulevat voimaan, kun olemme julkaisseet päivitetyn tietosuojaselosteen. Pyydämmekin sinua siitä syystä tutustumaan tämän tietosuojaselosteen sisältöön säännöllisin väliajoin.

Tämä tietosuojaseloste on päivitetty 31.8.2022

Mihin voit ottaa yhteyttä tietosuoja-asioissa?

Kalajoen Hiekkasärkät Oy
Y-tunnus: 0365397-1
Jukupolku 3
85100 Kalajoki
Puh: 044 563 0007
Sposti: tuula.peltomaa@hiekkasarkat.fi

Tietosuoja-asioita hoitaa asiakasrekisterin ja henkilöstöasioiden osalta Tuula Peltomaa.